عند إرسال نموذج
📄 ما هو مشغل سير العمل «تم إرسال النموذج»؟¶
تقدم هذه المقالة نظرة شاملة على مشغل سير العمل «تم إرسال النموذج» — وهو أداة أتمتة قوية يتم تفعيلها عندما يتم إرسال نموذج في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM).
ستتعرف على:
- ✅ ما الذي يقوم به هذا المشغل
- 💡 الفوائد الرئيسية
- 🛠️ كيفية تكوينه
- 🌍 حالات الاستخدام الواقعية
- ❓ الأسئلة الشائعة وأفضل الممارسات
⚙️ كيف يعمل¶
يقوم مشغل سير العمل Form Submitted بتشغيل سلسلة من الإجراءات الآلية كلما تم تقديم نموذج معين. يعمل ذلك على تبسيط عملياتك، مما يسمح لنظامك بـ:
- جمع البيانات وتسجيلها
- إرسال رسائل بريد إلكتروني أو نصية للمتابعة
- إعلام أعضاء الفريق
- إنشاء مهام أو فرص
- تحديث سجلات الاتصال
إنه أداة حيوية لإدارة كل من التفاعلات الخارجية (مثل متابعات العملاء المحتملين) و العمليات الداخلية (مثل توجيه المهام).
🚀 الفوائد الرئيسية لمشغل «تم إرسال النموذج»¶
-
تحسين الكفاءة
- يقوم بأتمتة المهام المتكررة
- يقلل العمل اليدوي والتأخيرات
-
تعزيز التواصل
- يرسل ردودًا فورية للعملاء
- ينبه الفريق الداخلي للمتابعة السريعة
-
دقة البيانات
- يجمع بيانات النموذج مباشرة في نظام CRM
- يقلل الأخطاء ويحافظ على السجلات محدثة
-
سير عمل قابل للتخصيص
- استخدم عوامل التصفية لاستهداف نماذج محددة أو شروط معينة
- خصص سير العمل ليتوافق مع منطق عملك
-
قابلية التوسع
- يدعم عدة سير عمل
- يسهل إدارة كميات كبيرة من نماذج التقديم
🛠️ إعداد مشغل سير العمل «تم إرسال النموذج»¶
اتبع هذه الخطوات لتنفيذ مشغل «Form Submitted» في سير العمل:
1️⃣ الوصول إلى إعدادات سير العمل¶
- انتقل إلى قسم Workflow Automation
- أنشئ سير عمل جديد من البداية أو
- اختر سير عمل موجود لإضافة المشغل إليه
2️⃣ أضف مشغلًا جديدًا¶
- انقر على «Add New Trigger»
- اختر «Form Submitted» من القائمة المنسدلة
3️⃣ سمِّ المشغل¶
- امنحه اسمًا واضحًا ووصفيًا
مثال: «تم إرسال نموذج ملاحظات العملاء»
4️⃣ اضبط عوامل التصفية¶
قم بتحديد معايير التفعيل عن طريق إعداد عوامل التصفية:
- النموذج هو:
اختر النموذج المحدد الذي يجب أن يشغل سير العمل
مثال: «نموذج ملاحظات العملاء»
5️⃣ احفظ المشغل¶
- انقر على زر Save لتأكيد الإعداد
6️⃣ اختبر وانشر¶
- قم بتشغيل سير العمل باستخدام بيانات نموذجية للتحقق من أن كل شيء يعمل كما ينبغي
- بعد الاختبار، قم بتفعيل الخيار Publish لتنشيط سير العمل
📚 حالات استخدام¶
📥 جمع معلومات العملاء¶
السيناريو: تريد إحدى الشركات أتمتة عملية جمع وإدارة معلومات العملاء من خلال نموذج عبر الإنترنت.
إعداد المشغل:
- المشغل: Form Submitted
- عامل التصفية: النموذج هو «نموذج معلومات العميل»
النتيجة: يتم إدخال البيانات المرسلة في نظام CRM، ويتم إرسال إشعار إلى فريق المبيعات، ويتم إنشاء مهمة متابعة.
✅ سير عمل تأهيل العملاء المحتملين¶
السيناريو: يجمع فريق التسويق عملاء محتملين من تقديم نموذج ويرغب في تأهيلهم تلقائيًا.
إعداد المشغل:
- المشغل: Form Submitted
- عامل التصفية: النموذج هو «نموذج جمع العملاء المحتملين»
النتيجة: يقوم سير العمل بتعيين درجة للعميل المحتمل، ويُحدث CRM بتفاصيل العميل، ويبلغ فريق المبيعات لاتخاذ إجراءات أخرى.
🎫 إدارة تسجيل الأحداث¶
السيناريو: يستخدم منظم حدث نموذجًا لتسجيل الحضور ويحتاج إلى أتمتة عملية التواصل.
إعداد المشغل:
- المشغل: Form Submitted
- عامل التصفية: النموذج هو «نموذج تسجيل الحدث»
النتيجة: يتم إرسال رسالة تأكيد بالبريد الإلكتروني إلى المسجل، ويتم إضافة تفاصيله إلى قائمة الحضور في CRM.
💬 جمع ملاحظات العملاء¶
السيناريو: تجمع شركة ملاحظات العملاء باستخدام نموذج عبر الإنترنت وتريد تحليل الردود.
إعداد المشغل:
- المشغل: Form Submitted
- عامل التصفية: النموذج هو «نموذج ملاحظات العملاء»
النتيجة: يرسل سير العمل رسالة شكر إلى العميل ويضيف ردوده إلى قاعدة بيانات الملاحظات للتحليل.
🏥 إشعارات حجز المواعيد¶
السيناريو: يقوم مزود رعاية صحية بجمع حجوزات المواعيد من خلال نموذج ويريد إبلاغ الفريق المعني.
إعداد المشغل:
- المشغل: Form Submitted
- عامل التصفية: النموذج هو «نموذج حجز الموعد»
النتيجة: يقوم سير العمل بإخطار فريق الجدولة، ويحدث تقويم المواعيد، ويرسل رسالة تأكيد إلى المريض.
❓ الأسئلة الشائعة¶
س. هل يمكن لهذا المشغل التعامل مع عدة نماذج في سير عمل واحد؟ نعم، يمكنك إعداد سير العمل ليعمل لعدة نماذج عن طريق إضافة عوامل تصفية أكثر أو ضبط معايير أوسع.
س. ماذا يحدث إذا تم إرسال النموذج عدة مرات من نفس المستخدم؟ يتم تفعيل المشغل في كل مرة يتم فيها إرسال النموذج. استخدم الشروط أو فترات التهدئة في سير العمل لإدارة حالات التقديم المكررة بشكل فعال.